Todos en algún momento nos hemos visto abrumados al observar una gran cantidad de documentación empresarial y tener problemas para gestionarla. En este caso, una empresa de gestión documental sería la mejor opción.
¿Qué es Custodia de archivos?
La mejor opción para custodiar sus documentos y archivos
No se preocupe más, ¿necesitas guardar tus documentos para ganar espacio en tu oficina y poder acceder a ellos de manera rápida y sencilla?
Gestionamos la recogida.
Realizamos inventario de los archivos.
Ubicamos los documentos en nuestras instalaciones acondicionadas para ello.
Garantizamos la seguridad de la documentación.
Custodia de documentos de archivo
Si necesita examinar cualquier documento, es tan simple como realizar una solicitud vía telefónica o vía email y nosotros nos encargamos de hacérselo llegar física o telemáticamente, como usted prefiera.
La recogida de sus documentos se realizará en nuestros vehículos que cuentan con una caja rígida y hermética perfectamente adaptada para llevar a cabo un traslado seguro.
SUS DOCUMENTOS SIEMPRE DISPONIBLES Y ACCESIBLES CON NUESTRO SISTEMA DE Gestión DE DOCUMENTOS
Su documentación estará acomodada a partir de un patrón de ordenación y protegida en estanterías instaladas y ubicadas dentro de nuestros contenedores con precinto de seguridad, el acceso a estos contenedores solo estará permitido por el mismo cliente o por una persona debidamente autorizada.
¿Qué es la custodia de documentos?
La custodia documental, es un servicio que permite a diferentes compañías aumentar sus niveles de seguridad, conservación de documentos e información en general, a través de categorizaciones estratégicas y priorización de información.
La custodia y su impacto en la evolución de la empresa
Es un proceso de análisis, caracterización, ubicación y protección, que puede aplicarse a documentos físicos y electrónicos.
Cuando una empresa utiliza la custodia de documentos, su control y gestión de la información aumentan considerablemente, lo que optimiza las tareas y automatiza los procesos de importancia documental.
¿Qué puede hacer una empresa con una custodia de documentos adecuada?
Entre las tareas de la compañía están la gestión, la ubicación y la verificación de la información.
Esta es la razón por la cual, a veces, el personal gasta más tiempo y recursos en la ejecución de la tarea mencionada, lo que ralentiza ciertos procesos. Por lo tanto, cuando una empresa adquiere los servicios de custodia de documentos, podrá:
1. Ofrecer más seguridad y confianza:
El proceso de custodia se centra en la mejora de aspectos importantes relacionados con el uso y la configuración de la información. La base de este servicio, en consecuencia, es garantizar la seguridad y la preservación de cada documento físico o electrónico.
Orden y conservación como garantía de seguridad.
2. Simplifique los procesos de auditoría:
Para aumentar el puntaje de control de calidad y llevar a la compañía a una mejora continua, cada compañía debe someterse a auditorías internas y externas. Una custodia de archivo o documentos bien realizada permite una mejor gestión, porque el cliente obtendrá el control sobre toda la información organizada por su importancia y su tipo.
Además, en función de la oportunidad de acceder a la matriz del contenido mediante un software especializado, es posible conocer las propiedades y la ubicación del documento.
Formas más fáciles de identificar sus documentos. Más control sobre su auditoría.
3. Hacer procesos administrativos más rápidos y eficientes :
Auditorías computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por prioridades y depuración de información obsoleta. Todo esto contribuye a la consolidación de procesos y tareas más eficientes con mejores resultados.
El orden y la categorización de los documentos van de la mano con la eficiencia y la evolución.
¿Qué se hace a lo largo del proceso de custodia de documentos?
Hay muchos puntos de control a lo largo del proceso, que permiten mantener estrategias claras para obtener logros documentales. Entre los puntos de control más relevantes hay:
Almacenamiento y gestión.
Etiquetado por códigos y referencias.
Condiciones de preservación y seguridad.
Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el acceso.
Esto permite identificar:
- Condiciones del documento.
- Tiempos de preservación.
- Disposición final.
Ventajas de la custodia de documentos:
El manejo adecuado de la información genera beneficios que se ven al instante en cada empresa.
Los más destacables son:
Eliminación de costos de ubicación recuperación y re archivo
Reducción de espacio de almacenamiento.
Mayor seguridad.
Optimización de tiempos y recursos.
Control del crecimiento de la documentación.
Reducción del uso de papelería (generando un impacto económico y ambiental positivo).