Custodia de documentos

Todos en algún momento nos hemos visto abrumados al observar una gran cantidad de documentación empresarial y tener problemas para gestionarla. En este caso, una empresa de gestión documental sería la mejor opción.

¿Qué es Custodia de archivos?

La mejor opción para custodiar sus documentos y archivos

No se preocupe más, ¿necesitas guardar tus documentos para ganar espacio en tu oficina y poder acceder a ellos de manera rápida y sencilla?

  • Gestionamos la recogida.

  • Realizamos inventario de los archivos.

  • Ubicamos los documentos en nuestras instalaciones acondicionadas para ello.

  • Garantizamos la seguridad de la documentación.

Custodia de documentos de archivo

Si necesita examinar cualquier documento, es tan simple como realizar una solicitud vía telefónica o vía email y nosotros nos encargamos de hacérselo llegar física o telemáticamente, como usted prefiera.

La recogida de sus documentos se realizará en nuestros vehículos que cuentan con una caja rígida y hermética perfectamente adaptada para llevar a cabo un traslado seguro.

SUS DOCUMENTOS SIEMPRE DISPONIBLES Y ACCESIBLES CON NUESTRO SISTEMA DE Gestión DE DOCUMENTOS

Su documentación estará acomodada a partir de un patrón de ordenación y protegida en estanterías instaladas y ubicadas dentro de nuestros contenedores con precinto de seguridad, el acceso a estos contenedores solo estará permitido por el mismo cliente o por una persona debidamente autorizada.

¿Qué es la custodia de documentos?

La custodia documental, es un servicio que permite a diferentes compañías aumentar sus niveles de seguridad, conservación de documentos e información en general, a través de categorizaciones estratégicas y priorización de información.

 

La custodia y su impacto en la evolución de la empresa

Es un proceso de análisis, caracterización, ubicación y protección, que puede aplicarse a documentos físicos y electrónicos.

Cuando una empresa utiliza la custodia de documentos, su control y gestión de la información aumentan considerablemente, lo que optimiza las tareas y automatiza los procesos de importancia documental.

¿Qué puede hacer una empresa con una custodia de documentos adecuada?

Entre las tareas de la compañía están la gestión, la ubicación y la verificación de la información.

Esta es la razón por la cual, a veces, el personal gasta más tiempo y recursos en la ejecución de la tarea mencionada, lo que ralentiza ciertos procesos. Por lo tanto, cuando una empresa adquiere los servicios de custodia de documentos, podrá:

1. Ofrecer más seguridad y confianza:

El proceso de custodia se centra en la mejora de aspectos importantes relacionados con el uso y la configuración de la información. La base de este servicio, en consecuencia, es garantizar la seguridad y la preservación de cada documento físico o electrónico.

Orden y conservación como garantía de seguridad.

2. Simplifique los procesos de auditoría:

Para aumentar el puntaje de control de calidad y llevar a la compañía a una mejora continua, cada compañía debe someterse a auditorías internas y externas. Una custodia de archivo o  documentos bien realizada permite una mejor gestión, porque el cliente obtendrá el control sobre toda la información organizada por su importancia y su tipo.

Además, en función de la oportunidad de acceder a la matriz del contenido mediante un software especializado, es posible conocer las propiedades y la ubicación del documento.

Formas más fáciles de identificar sus documentos. Más control sobre su auditoría.

3. Hacer procesos administrativos más rápidos y eficientes :

Auditorías computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por prioridades y depuración de información obsoleta. Todo esto contribuye a la consolidación de procesos y tareas más eficientes con mejores resultados.

El orden y la categorización de los documentos van de la mano con la eficiencia y la evolución. 

¿Qué se hace a lo largo del proceso de custodia de documentos?

Hay muchos puntos de control a lo largo del proceso, que permiten mantener estrategias claras para obtener logros documentales. Entre los puntos de control más relevantes hay:

Almacenamiento y gestión.


Etiquetado por códigos y referencias.
Condiciones de preservación y seguridad.
Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el acceso.
Esto permite identificar:

  • Condiciones del documento.
  • Tiempos de preservación.
  • Disposición final.

Ventajas de la custodia de documentos:


El manejo adecuado de la información genera beneficios que se ven al instante en cada empresa.

Los más destacables son:

  • Eliminación de costos de ubicación recuperación y re archivo
  • Reducción de espacio de almacenamiento.
  • Mayor seguridad.
  • Optimización de tiempos y recursos.
  • Control del crecimiento de la documentación.
  • Reducción del uso de papelería (generando un impacto económico y ambiental positivo).

 

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