Custodia de archivos
Todos en algún momento nos hemos visto abrumados al observar una gran cantidad de documentación empresarial y tener problemas para gestionarla. En este caso, una empresa de gestión documental sería la mejor opción.
¿Qué es Custodia de documentos?
La mejor opción para custodiar sus documentos y archivos
No se preocupe más, ¿necesitas guardar tus documentos para ganar espacio en tu oficina y poder acceder a ellos de manera rápida y sencilla?
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Gestionamos la recogida.
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Realizamos inventario de los archivos.
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Ubicamos los documentos en nuestras instalaciones acondicionadas para ello.
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Garantizamos la seguridad de la documentación.
Como le ayuda la custodia de archivos
Si necesita examinar cualquier documento, es tan simple como realizar una solicitud vía telefónica o vía email y nosotros nos encargamos de hacérselo llegar física o telemáticamente, como usted prefiera.
La recogida de sus documentos se realizará en nuestros vehículos que cuentan con una caja rígida y hermética perfectamente adaptada para llevar a cabo un traslado seguro.
SUS DOCUMENTOS SIEMPRE DISPONIBLES Y ACCESIBLES CON NUESTRO SISTEMA DE Gestión DE DOCUMENTOS
Su documentación estará acomodada a partir de un patrón de ordenación y protegida en estanterías instaladas y ubicadas dentro de nuestros contenedores con precinto de seguridad, el acceso a estos contenedores solo estará permitido por el mismo cliente o por una persona debidamente autorizada.
En que consiste la custodia documental
La custodia documental, es un servicio que permite a diferentes compañías aumentar sus niveles de seguridad, conservación de documentos e información en general, a través de categorizaciones estratégicas y priorización de información.
La custodia y su impacto en la evolución de la empresa
Es un proceso de análisis, caracterización, ubicación y protección, que puede aplicarse a documentos físicos y electrónicos.
Cuando una empresa utiliza la custodia de documentos, su control y gestión de la información aumentan considerablemente, lo que optimiza las tareas y automatiza los procesos de importancia documental.
¿Qué puede hacer una empresa con una custodia de documentos adecuada?
Entre las tareas de la compañía están la gestión, la ubicación y la verificación de la información.
Esta es la razón por la cual, a veces, el personal gasta más tiempo y recursos en la ejecución de la tarea mencionada, lo que ralentiza ciertos procesos. Por lo tanto, cuando una empresa adquiere los servicios de custodia de documentos, podrá:
Ofrecer más seguridad y confianza
El proceso de custodia se centra en la mejora de aspectos importantes relacionados con el uso y la configuración de la información. La base de este servicio, en consecuencia, es garantizar la seguridad y la preservación de cada documento físico o electrónico.
Orden y conservación como garantía de seguridad.
Simplifique los procesos de auditoría
Para aumentar el puntaje de control de calidad y llevar a la compañía a una mejora continua, cada compañía debe someterse a auditorías internas y externas. Una custodia de archivo o documentos bien realizada permite una mejor gestión, porque el cliente obtendrá el control sobre toda la información organizada por su importancia y su tipo.
Además, en función de la oportunidad de acceder a la matriz del contenido mediante un software especializado, es posible conocer las propiedades y la ubicación del documento.
Formas más fáciles de identificar sus documentos. Más control sobre su auditoría.
Hacer procesos administrativos más rápidos y eficientes
Auditorías computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por prioridades y depuración de información obsoleta. Todo esto contribuye a la consolidación de procesos y tareas más eficientes con mejores resultados.
El orden y la categorización de los documentos van de la mano con la eficiencia y la evolución.
¿Qué se hace a lo largo del proceso de custodia de documentos?
Hay muchos puntos de control a lo largo del proceso, que permiten mantener estrategias claras para obtener logros documentales. Entre los puntos de control más relevantes hay:
Almacenamiento y gestión.
Etiquetado por códigos y referencias.
Condiciones de preservación y seguridad.
Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el acceso.
Esto permite identificar:
- Condiciones del documento.
- Tiempos de preservación.
- Disposición final.
Ventajas de la custodia de documentos:
El manejo adecuado de la información genera beneficios que se ven al instante en cada empresa.
Los más destacables son:
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Eliminación de costos de ubicación recuperación y re archivo
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Reducción de espacio de almacenamiento.
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Mayor seguridad.
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Optimización de tiempos y recursos.
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Control del crecimiento de la documentación.
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Reducción del uso de papelería (generando un impacto económico y ambiental positivo).